Türkiye'de belirli ciro üstündeki tüm işletmeler için e-Fatura ve e-Arşiv zorunlu. Yıllık 3 milyon TL ciroyu aşan KOBİ'ler, e-ticaret platformlarında satış yapanlar, GSM bayileri ve yetkili servisler bu zorunluluğun içinde; eşikler her yıl GİB tarafından düşürülerek genişletildi. Manuel kâğıt fatura kesip muhasebeye günde 30-60 dakika veri girişi yapmak yerine, doğru entegre edilmiş bir kasa veya POS yazılımı faturayı kayıt anında otomatik kesip GİB'e iletir, müşteri çıkıştan önce e-faturasını e-postasına veya WhatsApp'ına alır. Bu yazıda hangi sistemin sizin için zorunlu olduğunu, entegratör seçimini ve yıllık maliyetleri paylaşıyoruz.
Hangisi Sizin İçin?
GİB'in dijital fatura ailesi 4 ana üründen oluşur:
- E-Fatura: Şirketler arası faturalama (B2B). Alıcı da e-Fatura mükellefi olmak zorunda.
- E-Arşiv: Bireysel müşteri faturalama (B2C). Restoran, market, e-ticaret çoğunlukla bunu kullanır.
- E-Defter: Yevmiye ve büyük defter dijital. Mali müşavir ile entegre çalışır.
- E-İrsaliye: Sevk irsaliyesi dijital. Lojistik ve toptan satış için kritik.
Bir işletme genellikle e-Fatura + e-Arşiv + e-Defter üçlüsünü birlikte kullanır. E-İrsaliye ise depodan müşteriye fiziksel sevkiyat yapanlarda devreye girer.
Zorunluluk Eşikleri
GİB her yıl ciro eşiklerini günceller; 2025 itibarıyla geçerli eşikler:
- 3 milyon TL+ ciro: e-Fatura ve e-Arşiv zorunlu.
- E-ticaret platformlarında satış yapanlar: Ciro fark etmeksizin zorunlu.
- GSM, akaryakıt, gübre, demir-çelik, döviz büfesi: Sektörel zorunluluk.
- Otel, motel, pansiyon konaklama hizmeti: Belirli kapasitenin üstü zorunlu.
Belirli ciro üstündeki tüm işletmeler bu sistemlere zorunlu olarak dahil olur; kapsam dışı kalmak istisnai durum.
Entegratör Seçimi
GİB onaylı yaklaşık 40 entegratör var. En yaygınları:
- Logo - Geniş ekosistem, Logo muhasebesi ile pürüzsüz çalışır.
- Mikro - KOBİ odaklı, fiyat avantajlı.
- Netsis - Üretim ve toptancılar için güçlü.
- Uyumsoft - Esnek API, e-ticaret entegrasyonu.
- Foriba - Kurumsal segmentte yaygın.
- Nilvera - Modern bulut tabanlı, KOBİ dostu.
- İzibiz, QNB Finansbank Ekspress, Vakıf E-Fatura - Banka destekli alternatifler.
Entegratör seçimi yazılım seçimi kadar önemli; geçiş yapmak teknik olarak mümkün ama pratikte 2-4 ay sürer ve tarihsel kayıtlar parçalanır. Yazılım seçimi rehberimizde bu kararın nasıl alınması gerektiğini detaylandırdık.
Yazılımınızla Entegrasyon
İyi bir kasa, POS veya e-ticaret yazılımı, faturayı kayıt anında otomatik kesip GİB'e iletir. Müşteri çıkıştan önce e-faturasını alır:
- Kasiyer ürünleri okuturken fatura otomatik oluşur.
- "E-Fatura mı, e-Arşiv mi" otomatik karar; alıcının VKN'si varsa e-Fatura.
- Müşteri telefonuna SMS / WhatsApp ile PDF gelir.
- GİB sistemine eş zamanlı ya da gece toplu iletim.
- Mali müşavire e-Defter entegrasyonu ile aktarım.
Restoran ve market için restoran kasa programı bu süreci kasiyerin tek tıkına indirir; e-ticarette ise sipariş tamamlanır tamamlanmaz fatura keser.
Yıllık Maliyetler
Tipik bir KOBİ için yıllık e-fatura/e-arşiv maliyetleri:
| Kalem | Yıllık Maliyet | | --- | --- | | Entegratör abonelik | 1.000 - 5.000 TL | | Kontör (fatura adedine göre) | Adet başı 0.30 - 2 TL | | Mali mühür (5 yıllık) | 800 TL / 5 yıl | | Yazılım entegrasyonu | Tek seferlik 2.000 - 8.000 TL | | E-Defter saklama (mali müşavir) | 100 - 300 TL/ay |
Aylık 500 fatura kesen bir restoran için toplam yıllık 8-15 bin TL bandında; manuel sürecin personel maliyeti yanında çok düşük.
Cezalar
E-fatura ve e-arşiv kapsamında olup uymamanın yaptırımları:
- E-Fatura yerine kâğıt fatura kesmek: 2024 itibarıyla özel usulsüzlük cezası 17.000 TL'den başlar.
- Geç gönderilen fatura: ek vergi yükü ve gecikme faizi.
- Mükellefiyet bildirimini geciktirmek: idari para cezası.
- E-Defter beratlarını süresinde göndermemek: aylık 17.000 TL ceza.
Bu rakamlar her yıl Vergi Usul Kanunu'nun yeniden değerleme oranıyla artar; bir mali yıl boyunca uyumsuzluk işletmenin yıllık karını silip süpürebilir.
Sıkça Yapılan Hatalar
- Mükellefiyetin başlangıç tarihini kaçırıp kâğıt fatura kesmeye devam etmek.
- E-Fatura ile e-Arşiv arasındaki farkı bilmeyip yanlış sürece sokmak.
- Mali mühür yenileme tarihini takip etmemek; süresi dolduğunda fatura kesilemez.
- Entegrasyon test ortamını kullanmadan canlıya geçip tüm faturaları hatalı kesmek.
- E-Defter'i mali müşavire bırakıp kendi sisteminden takip etmemek.
- Sadece yerli pazara odaklanıp ihracat faturasının e-Fatura kapsamı dışında olduğunu unutmamak (özel format).
Sonuç ve Öneri
E-fatura entegrasyonu, isteğe bağlı değil zorunlu. Doğru yazılım seçimi süreci tamamen otomatize eder ve yıllık 80-150 saat İK / muhasebe vakti tasarrufu sağlar. Restoran POS sistemi, restoran kasa yönetim ve QR menü sistemi çözümlerimiz e-Arşiv entegrasyonu hazır gelir; e-ticaret ve kurumsal entegrasyon için iletişim sayfasından destek talebi açabilir, kurulum verdiğimiz iller için hizmet bölgeleri sayfasını inceleyebilirsiniz.
